Mode d’emploi Permanence

La permanence d’accueil permet à chaque amapien d’avoir un rôle actif dans l’Amap. C’est une obligation qui fait partie de l’engagement signé par chaque adhérents. C’est un moment privilégié où l’on peut aider les producteurs à s’installer, prendre le temps de dire un mot à chacun, accueillir les curieux et faire passer les messages importants.
Une seule permanence par période de 6 mois sera nécessaire si chacun respecte cet obligation. Le planning des permanences est géré dans AmapJ.

MODE D’EMPLOI DES PERMANENCES

– La permanence a lieu dans les locaux de la ferme St Joseph de 18h15 à 19h35, chaque mardi soir durant toute l’année.
– Le cartable et les clés sont à prendre dans la salle d’hippologie (près lieu de distribution) entre 18h00 et 18h15. Le cartable se situe juste en face des toilettes.
– Il est conseillé aux permanenciers d’arriver avant 18h15 pour la mise en place et les vérifications préalables.
– Deux rôles sont possibles : tenir les comptes des classeurs « Légumes » ou être à l’accueil.

AVANT LA PERMANENCE

  • Ouvrir le portail en fer qui donne sur le Boulevard du Cami Salié, (laisser les poubelles devant le portail)
  • Ouvrir la baie vitrée du club house
  • Prendre la chemise bleu « DOSSIER DE PERMANENCE AMAP® « 
  • Lire le cahier de liaison et noter des annotations si besoin
  • Mettre à disposition la feuille d’émargement, la fiche d’inscription aux permanences pour les semaines suivantes, la charte de l’AMAP
  • Proposer de l’aide aux producteurs pour s’installer.

PENDANT LA PERMANENCE

  • Faire signer chaque adhérent avant qu’il ne récupère ses produits.
  • Demander aux adhérents de s’inscrire pour les prochaines permanences.
  • Rendre si besoin les reçus de contrats (dans la chemise « CONTRAT »).

A LA FIN DE LA PERMANENCE

Avant de quitter les lieux, tout remettre comme on l’a trouvé et veiller à ce que les lumières soient éteintes.

  • Refermer le portail à clé après que les producteurs soient partis et remettre les containers devant.
  • Remettre dans le cartable les documents signés et complétés avec vos remarques éventuelles sur le cahier de liaison + la feuille des permanences et noter sur la feuille de couleur les dons du foyer.
  • Remettre le cartable dans la salle d’hippologie à sa place.
  • Si nécessaire, aider les producteurs à ranger les caisses de légumes, etc.

Le principe, accepté par chacun, est que tout produit non récupéré (au-delà de 19h30) devient un « panier solidarité ». Il est donné aux jeunes du foyer de la ferme St Joseph. Cependant, vous pouvez contacter par téléphone les personnes qui ne sont pas venus chercher leurs produits.

Pendant les vacances scolaires le cartable restera à la charge des coordinateurs (la salle d’hippologie est fermée durant cette période).