Mode d’emploi Référent

Être référent, c’est faire le lien entre un producteur et les amapiens. Les référents sont des amapiens bénévoles. Ils mettent en place les contrats, les récupèrent, traitent les chèques et suivent l’actualité, les difficultés ou les bons moments des producteurs.

Retrouvez ce mode d’emploi de traitement des contrats en couleur et avec des images ici : mode_emploi_referent.doc

Le traitement sur Amapj consiste en 2 étapes  
1 – « Réception des chèques »
2 – « Remise aux producteurs »

  1. RÉCEPTION DES CHÈQUES (dans le menu « Référent » sur AmapJ)
  • Vérification des contrats et chèques

Pour chaque contrat vérifier si :

  • le contrat est signé,
  • les chèques sont correctement rédigés (montant, ordre) et signés. Les montants ne doivent pas être inférieurs à 15 € (sauf si un seul chèque)

Visualiser le contrat sur AmapJ (2 écrans successifs) et vérifier si :

  • le montant du contrat est égal « au commandé » sur AmapJ
    (il n’est pas indispensable de vérifier le contenu du contrat, le contrat saisi sur AmapJ est celui qui sera pris en compte par le producteur) ,
  • les montants des chèques correspondent à la saisie faite par l’amapien et les dates d’encaissement sont correctes
    (le premier chèque devrait être remis au producteur lors du premier mois de livraison et les suivants sur les mois qui suivent, mais chaque référent est libre de mettre certains chèques sur d’autres mois si cela correspond à une demande autre de fonctionnement du producteur et/ou de l’amapien).
    Erreur fréquente sur la saisie des chèques dans AmapJ : si la somme des chèques est égale à la commande mais que leur saisie a été mal faite dans AmapJ, le référent rectifie la saisie (bouton modifier les chèques) pour rétablir la situation (montant et mois). Bien vérifier quand vous modifiez que le « montant total des paiements » est égal au « montant total dû » car il n’y a pas de blocage dans AmapJ.

Si l’amapien doit signer son contrat ou refaire ses chèques, lui signaler par mail ou téléphone (ses coordonnées sont sur AmapJ – Liste des adhérents) afin qu’il corrige très rapidement la situation.
L’amapien ne peut plus modifier son contrat sur AmapJ et s’il est nécessaire d’effectuer une modification du contrat (autre que les chèques), le référent passe par la Gestion des contrats signés (menu « Référent » sur AmapJ)

Réception des chèques

Il s’agit de renseigner la banque (vous pouvez mettre en abrégé) et le numéro du chèque. A l’issue de cette réception, les chèques passent du statut de « chèques promis » à « chéques reçus ».

  1. REMISE AUX PRODUCTEURS (dans le menu « Référent » sur AmapJ)

La remise n’est possible qu’une fois que tous les chèques sont au statut « chèques reçus ».
Utiliser le bouton « Faire une remise ».
Vous pouvez préparer votre remise chaque mois pour la remettre au producteur comme indiqué dans la documentation d’AmapJ, ou effectuer directement toutes les remises pour remettre tous les chèques en début de saison à votre producteur. Pour cela, vous faites la première remise (AmapJ vous imposera le premier mois possible d’encaissement), puis vous recommencez pour tous les mois d’encaissement suivants.

Si un nouveau contrat est saisi en cours de saison, lors de la remise des chèques AmapJ ajoutera les nouveaux chèques sur les remises existantes (pour les mois d’encaissement encore possibles).

A la suite des remises, les chèques passent du statut de « chéques reçus » à « chèques remis ».

Communication avec les amapiens de votre contrat 

Vous pouvez facilement envoyer un mail à tous les amapiens ayant saisi un contrat dont vous êtes la/le référent avec AmapJ.
Allez sur Gestion des contrats signés (menu référent) et bouton Autre.
Vous pouvez récupérer la liste des adresses mails (par « copier »/ »coller ») et envoyer un mail depuis votre messagerie.